Was ist eine Führungsklausur?

Eine Führungsklausur ist ein Treffen eines Führungsteams außerhalb des Tagesgeschäfts, um konzentriert und ungestört an Themen zu arbeiten, die für das Unternehmen wichtig sind, für die aber im Alltag nicht genug Platz ist. Typische Inhalte einer Führungsklausur sind die strategische Ausrichtung des Unternehmens, übergeordnete Ziele, die gemeinsame Richtung und das Setzen von Prioritäten, Teambuilding und die eigene Zusammenarbeit im Führungsteam. Eine Führungsklausur findet oft an einem anderen Ort statt.

Wofür eine Führungsklausur?
Ziele und Nutzen

1. Strategie & Verbindlichkeit:
   Für den Erfolg eines Unternehmens (und seiner Einheiten) ist es absolut entscheidend, dass die Ziele klar sind und im Führungsteam Einigkeit über die Prioritäten besteht. Einer der häufigsten Inhalte einer Führungsklausur ist deshalb, Ziele zu klären und das Unternehmen strategisch auszurichten.
   Verschiedene Einheiten eines Unternehmens verfolgen per Definition unterschiedliche Teilziele (z.B. beste Produkte anbieten / günstig einkaufen). Deshalb ist enorm wichtig, dass das Führungsteam über die übergeordneten Ziele abgestimmt, „aligned“, ist: für das Business und nach außen ebenso wie für ein gemeinsames stimmiges Auftreten nach innen, gegenüber der Belegschaft.
   In einer Führungsklausur ist Zeit, Entscheidungen so zu treffen, dass danach ein gemeinsames Commitment besteht: Verbindlichkeit als Grundlage für eine effektive Führung.
   
2. Zusammenarbeit & Wir-Gefühl:
   Ein zweiter wichtiger Inhalt ist oft die Kultur im Führungsteam. Ein Führungsteam, das gut zusammenarbeitet, ist ein Segen für jede Firma. Die Führungskräfte wirken – gerade auch in ihrem Umgang miteinander – als Vorbilder für alle Mitarbeiter. So wie „der Fisch vom Kopf her“ stinken kann, so hat es umgekehrt eine große Strahlkraft, wenn ein Führungsteam gut zusammenspielt. Viele Studien belegen, dass das auch direkten Einfluss auf den kaufmännischen Erfolg der Firma hat.
   Gute Zusammenarbeit entsteht nicht von selbst, sondern sie ist das Ergebnis von vielen Gesprächen, von einem Kennen der gegenseitigen Stärken, von partnerschaftlicher Kooperation und funktionierender Kommunikation. Im Idealfall auch von menschlicher Sympathie, zumindest aber gegenseitigem Verständnis.
   
3. Peergroup & gegenseitige Stärkung:
   Menschen zu führen ist eine anspruchsvolle Arbeit. Die meisten Führungskräfte sind sehr ambitioniert, möchten ihre Leute gut führen und Ergebnisse liefern. Sie haben eine hohe Erwartung an sich selbst, spüren Druck und eine hohe Arbeitslast. Viele zweifeln viel mehr an sich, als es nach außen aussieht (das schreibe ich als Führungscoach). Dinge gelingen, misslingen aber auch mal. Schwierige Gespräche sind zu führen, es menschelt, auch bei den Geführten.
   Sich unter Führungskräften über all das auf gleicher Ebene austauschen zu können, sich gegenseitig zu entlasten, miteinander zu freuen, ist der dritte wichtige Nutzen von Führungsklausuren.

Wann ist eine Führungsklausur sinnvoll?

Im Idealfall findet eine Führungsklausur regelmäßig statt: jährlich, halbjährlich, oder sogar 1x pro Quartal.
Voraussetzung ist, dass die Führungsklausur so professionell durchgeführt wird, dass die investierte Zeit sich danach im Alltag mehrfach wieder „auszahlt“, weil fokussiert Ergebnisse erarbeitet wurden. Die Aussagen unserer Kunden decken sich mit unserer Erfahrung: Die Zeit in der Klausur ist wertvoll und nützlich, weil sie danach die tägliche Arbeit so erleichtert.

Alternativ wird eine Führungsklausur anlassbezogen angesetzt. Typische Anlässe sind die Jahresplanung, ein Strategie-Review, eine neue Zusammensetzung des Führungsteams, Kick-offs großer Projekte, Innovations-Initiativen, Zukunftskonferenzen, Krisen.

Welche Ergebnisse kann man von einer Führungsklausur erwarten?

Wichtig ist erst einmal, dass es überhaupt konkrete Ergebnisse gibt, die schriftlich und verbindlich festgehalten und später nachverfolgt werden. Sonst wäre ja der Sinn der ganzen Führungstagung fragwürdig. Die Art dieser Ergebnisse wird von Auftraggeber/-in und Moderator/-in vor der Führungsklausur besprochen und hängt von den Zielen ab. Das könnte zum Beispiel sein:

• Priorisierte Roadmap
• Liste von Maßnahmen mit Terminen und Verantwortlichen
• Klare Beschreibung von Rollen und zugeordneten Aufgaben
• Gemeinsame Führungsprinzipien
• etc. ….

Manchmal wünschen die Auftraggeber auch, dass keine „harten Ergebnisse“ vereinbart werden, weil die Gelegenheit zu bilateralen Absprachen und informellen Gesprächen für sie Vorrang hat. In diesem Fall bauen wir Impulse ein, dass die Teilnehmer/-innen sich zwischendurch Notizen mit ihren persönlichen Ergebnissen und nächsten Schritten machen.

Wir fühlen uns als Moderator(inn)en immer in der Verantwortung, Ergebnisse so festzuhalten, dass die Umsetzung gesichert ist. Ihre Art kann dabei sehr unterschiedlich sein und muss in der Vorbereitung geklärt werden. Nur mit konkreten Ergebnissen macht eine Führungsklausur Sinn.
(Ich finde das so selbstverständlich, dass es mir seltsam vorkommt, es aufzuschreiben, aber angeblich gibt es da draußen in der Welt auch Führungsklausuren ohne Ergebnisse. Bei uns nur mit, versprochen!)

Wer nimmt an einer Führungsklausur teil?

Der Teilnehmerkreis einer Führungsklausur ist das Kern-Führungsteam. Das sollten genau die Führungskräfte sein, die gebraucht werden, um Entscheidungen für die betroffene Einheit zu treffen und umzusetzen. Oft ist das die Geschäftsführung, die Gruppe der Bereichsleiter/-innen, das Führungsteam eines Bereichs oder Projekts.

Manchmal ist es gut, zusätzlichen Input zu bekommen. Dann können für einzelne Teile der Klausur Menschen hinzugeholt werden, z.B. Informationsgeber in einem Expertengespräch, Persönlichkeiten für Impulse aus einem anderen Umfeld (z.B. Leistungssport), Inhaber oder Senior-Chefinnen für ein Kamingespräch. Das geht live oder remote.
Ein Sonderfall ist, wenn es eine/-n Auftraggeber/-in oder „Sponsor“ außerhalb des Kreises der Tagenden gibt, z.B. die Geschäftsführung bei der Führungsklausur der zweiten Führungsebene. Dann ist es schön, wenn diese Person am Anfang dabei oder zugeschaltet ist, um ihren Auftrag zu formulieren und am Schluss wieder, um von der Gruppe berichtet zu bekommen.

Sollte eine Führungsklausur extern moderiert werden?

Vor allem sollte eine Führungsklausur professionell moderiert werden. In eine Führungsklausur werden Zeit und Geld investiert, deshalb sollte sichergestellt werden, dass sie so viel Nutzen wie möglich bringt. Keine oder eine dilettantische Moderation wäre also falsch.

Eine Führungsklausur braucht eine ausgebildete, erfahrene und neutrale Moderation mit viel Prozesskompetenz. Eine Moderation kann ihre Aufgabe erfüllen, wenn sie allparteilich („fair“) und transparent arbeiten kann. Verpflichtet ist sie vor allem dem vereinbarten Ziel der Führungsklausur, bei Beachtung der Grundsätze guter Moderation. Sie kann nur ausgeglichen und zielorientiert moderieren, wenn sie keine Abhängigkeiten von Teilnehmer/-innen hat.
Viele Firmen haben einen Pool guter interner Moderator(inn)en. Schwierig wird es bei Führungsklausuren allerdings bei dem letzten Punkt, da interne Moderatoren ja oft einer der anwesenden Führungskräfte untergeordnet sind.

Deshalb spricht viel für eine externe Moderation mit einem Blick von außen und der Erfahrung auch aus anderen Unternehmen. Bei der Auswahl sind wieder die obigen Faktoren zu beachten: ausgebildet, erfahren, unabhängig. Da umgekehrt einer externen Moderation der Kontext des Unternehmens fehlt, ist ein gutes Briefing und die Zusammenarbeit mit den intern zuständigen Planern sehr wichtig. In der Praxis hat sich für viele Unternehmen bewährt, mit externen Moderator(inn)en zu arbeiten, die öfter für das Unternehmen im Einsatz sind, es deshalb ein Stück weit kennen und gleichzeitig den neutralen Blick bewahren können.

Was ist eine gute Dauer für eine Führungsklausur?

Führungsklausuren dauern üblicherweise 1-3 Tage, abhängig von der Frequenz, in der sie durchgeführt werden (oft jährlich/halbjährlich). Es gibt einen Trend zu kürzeren Veranstaltungen. Nach unserer Erfahrung sollte man diesem bei Führungsklausuren nicht nachgeben, sondern die Zeit großzügig bemessen. Besser als an der Zeit zu kürzen ist es sicherzustellen, dass die Klausur möglichst wirksam und ergebnisorientiert durchgeführt wird.

Gute Gründe für eine längere Dauer:

• Jede Tagung braucht Zeit zum Anfangen, Zusammenkommen, Orientieren und dann wieder zum Abschließen. Je kürzer die Führungsklausur ist, desto weniger Zeit bleibt für den Mittelteil, in dem intensiv gearbeitet wird.
• Ergebnisse entwickeln sich nicht linear über die Zeit, sondern in Phasen: Ideen entwerfen, Lösungen überlegen, sich als Team finden … das alles wächst in einem Wechsel aus Impulsen, Austausch und Verarbeitung. Nach intensiven Phasen braucht es ruhigere, in denen Dinge sich verfestigen, verknüpfen, kombinieren, reifen können. Das braucht Zeit. Aha-Momente passieren manchmal nach strukturiertem Vorgehen, oft aber eben auch während des Spaziergangs in der Mittagspause.
• Zeit für informelle Gespräche ist wichtig. Ein Gespräch, das im Konferenzraum noch nicht möglich war, entsteht dann beim gemeinsamen Sundowner.
• Aus diesem Grund empfehlen wir nach Möglichkeit eine Vorabendanreise mit einem kleinen inhaltlichen Einstieg und danach einem gemeinsamen Abend. Die Führungstagung beginnt dann am nächsten Tag ganz anders.
• Für das Gelingen einer Führungsklausur ist Ungestörtheit notwendig. Als Realisten kalkulieren wir Störungen deshalb vorher ein und weisen ihnen eine Zeit zu. Sollten sich die Führungskräfte nicht komplett ausklinken können, gibt es vorher bekannte Slots, in denen die Führungskräfte für dringende Fragen aus dem Unternehmen erreichbar sind.

Wir bei Viactiva führen Führungklausuren ausschließlich mit genug Zeit und Ruhe durch. Das kann bedeuten, dass sie länger dauern, oder dass wir die Agenda auf wenige Punkte fokussieren. Außerdem planen wir immer Zeit ein, um zusammenzukommen, sich zu begegnen und mal durchzuatmen.

Als Faustregel für eine Führungsklausur empfehlen wir 2 Tage plus Einstieg am Vorabend. Früher waren 3 Tage Standard, das war noch besser.

Was ist der passende Rahmen für eine Führungsklausur?

Eine klassische Führungsklausur findet nicht im Unternehmen statt, sondern an einem externen Ort („Offsite“) – das ist die Definition von Klausur (lat. „abgeschlossen“). Das Setting außerhalb des Unternehmens begünstigt Fokus, Abstand zum Tagesgeschäft, klarere Sicht und offenen Austausch.

Wir empfehlen, eine Führungsklausur unbedingt in Präsenz durchzuführen. Die persönliche Begegnung trägt stark zum Ergebnis der Klausur bei. Beitragende für kurze, einzelne Themenslots können dabei durchaus online zugeschaltet werden. Es kann Notwendigkeiten geben, eine Führungsklausur remote oder hybrid durchzuführen. Möglich ist das, aber aus unserer Erfahrung immer suboptimal, so dass ich auf diese Varianten hier nicht eingehen werde. Sprecht uns einfach an, wenn ihr Fragen dazu habt.

Eine Führungsklausur gewinnt an Wirkung, wenn sie an einem besonderen Ort stattfindet. Dieser Ort muss zum Unternehmen, den Menschen und den Zielen der Tagung passen. Besonders bewährt haben sich Tagungshotels in der Natur, den Bergen oder an Seen. Außergewöhnliche Gebäude wie Klöster oder Berghütten entfalten eine zusätzliche Wirkung durch ihre Andersartigkeit. Gute Orte verankern sich tief im „Teamgedächtnis“ und intensivieren dadurch auch die spätere Erinnerung an die Führungsklausur. Ein guter Arbeitsrahmen (Raum, Technik, …) muss dabei immer gegeben sein.

Führungsklausuren mit Viactiva zeichnen sich aus durch die besonders schönen Orte, an denen wir sie durchführen, immer angereichert mit besonderen Erlebnissen in der Natur.

Wie sieht ein typischer Ablauf für eine Führungsklausur aus?

Die Agenda für eine Führungsklausur wird von der Moderation passend zu den Zielen entwickelt. Hier ein Beispiel für einen Ablauf mit Elementen, die häufig zu einer Führungsklausur gehören:

• Vor Beginn: Planung von Zeit und Location, Briefing der Moderation mit Zielklärung, Einladung und Vorbereitung der Teilnehmer/-innen
• Check-in / Zusammenkommen, Ziele der Klausur, Analyse der Ausgangssituation, Fragen/Problemstellungen, Erarbeiten einer zukünftigen Soll-Situation / Zielbild, Erarbeiten und priorisieren von Maßnahmen, Einschätzung von Risiken/Schwierigkeiten, dazugehörige Gegenmaßnahmen, Verteilung von Aufgaben, Festhalten der Ergebnisse, Abschluss
• Zeit für informelle Gespräche, Teambuilding, gemeinsame Aktivitäten und Erlebnisse, Pausen zur individuellen Erholung
• Nach Ende: Nachbereitung der Ergebnisse, Transfer in den betrieblichen Alltag, Sicherung der Umsetzung (Reviews)
• Ein kurzes Follow-up einige Wochen nach der Führungsklausur unterstützt die Umsetzung der Ergebnisse zusätzlich.

Was kann schiefgehen bei einer Führungsklausur? Was kann man dagegen tun?

Viele der Dinge, die bei einer Führungsklausur schiefgehen können, lassen sich durch eine professionelle Planung und Tagungsleitung von vornherein ausschließen. Hier ein paar Dinge, die ab und zu vorkommen:

• Die Themen, Ziele und der Teilnehmerkreis passen nicht zusammen. Es fehlen Entscheider oder es sind zu viele nicht relevante Mitredende anwesend.
  > Den Kreis der Teilnehmenden im Vorfeld genau prüfen und gut kommunizieren.
• Es handelt sich gar nicht um eine richtige Klausur, sondern um einen Ausflug.
  > Das ist grundsätzlich in Ordnung, wenn es allen klar ist und so kommuniziert wird. Eine Moderation ist in diesem Fall vermutlich nicht notwendig.
• Durch das offene Reden in der Führungsklausur entstehen Spannungen zwischen den Teilnehmenden.
  > Das ist eher eine gute Nachricht, weil es zeigt, dass unterschiedliche Interessen angesprochen werden. Ein/-e Moderator/-in mit Prozess- und Konfliktkompetenz kann damit gut umgehen und wird das lösungsorientiert steuern. Das Führungsteam wird danach in seiner Zusammenarbeit einen Schritt weiter sein.
• Der Zeitplan funktioniert nicht. Die Punkte in der Agenda können nicht abgearbeitet werden, weil die Tagung vorher endet.
  > Bei guter Vorbereitung und professioneller Moderation ist das sehr unwahrscheinlich. Die wichtigsten Punkte werden priorisiert behandelt. Ein ordentlicher Abschluss mit Ergebnissicherung findet immer statt.

Falls ihr als Planer/-in oder Auftraggeber/-in mit Blick auf eine Führungsklausur ein mulmiges Gefühl habt, solltet ihr das unbedingt ansprechen. Es ist ein Zeichen für ein Risiko, das ernst genommen und im Vorfeld besprochen werden sollte, um damit gut umzugehen.

Was kostet die Durchführung einer Führungsklausur?

Der Hauptkostenpunkt ist die investierte Zeit der Führungskräfte. Behaltet das im Hinterkopf, wenn ihr eine Führungsklausur mit gutem Nutzen-/Aufwand-Verhältnis veranstalten möchtet. Die wichtigsten Kostenpunkte sind darüber hinaus:

• Location: Hotel/Tagungspauschalen – Ungewöhnliche Tagungsorte können Kosten steigern / senken, z.B. edles Hotel, Hütte
• Moderation
• Reisekosten
• Rahmenprogramm – Sowohl günstige als auch exklusive Optionen können das Ziel gut unterstützen, z.B. Lagerfeuer, Gourmet-Verkostung

Wie immer bei Kosten kann die Spanne sehr groß sein. Sie hängen vom Tagungsort, Dauer, Teilnehmerzahl, etc. ab. Eine Summe zu nennen wäre hier nicht seriös. Für eine erste Einschätzung: Aktuell kosten Führungsklausuren für ca. 10 Personen oft eine niedrig 5-stellige Summe. – Klingt viel, ist aber ziemlich gut investiert, wenn man bedenkt, dass unklare Führung oder Konflikte im Führungsteam schnell viel höhere Kosten verursachen können.
Fragt uns gerne nach Möglichkeiten, wenn ihr einen hohen Kostendruck habt oder eurem Führungsteam etwas Luxus gönnen möchtet.